HSEQ reports – HMS/KS

Funksjoner og muligheter med en app i HMS/KS-arbeidet

Du trenger ikke å installere noen programvare, foreta regelmessige oppdateringer eller bekymre deg for investeringer i maskinvare. Bruk nettleseren din til å betjene HSEQ Reports uansett hvor du er. Målet vårt er at kundene ikke skal trenge noen spesiell opplæring for å bruke systemet. Logg inn, bruk og logg ut. Gjør det enkelt!

Via den integrerte tjenesten HSEQ Editor, kan du redigere verdier i nedtrekksmenyer og legge til sjekklistemaler med tilhørende beskrivelser (prosedyrer/prosesser) etter behov. Velg om sjekklistene kun skal være synlige i databasen eller både i appen og databasen, og opprett en logisk kategoristruktur som passer for bedriften din.

  • Utviklet i Norge av fagfolk innen HMS og kvalitet
  • Teknisk løsning basert på siste tilgjengelige teknologi
  • Tilgjengelig på 10 forskjellige språk
  • 4 hovedmoduler:
    • Hurtigrapporter (avvik, nestenulykker, forbedring etc.)
    • Inspeksjoner og revisjoner (sjekklister innen HMS og kvalitet)
    • Risikoanalyser (sikker-jobb analyse og kvalitetsriskoanalyse)
    • Timelister (enkel dokumentasjon av arbeidsoppdrag eller periode)
  • Kan brukes innen alle bransjer, offentlig som privat
  • Mulig med skreddersøm til enhver organisasjon med tilknytning til Melloras database “HSEQ Reports” for saksbehandling og statistikk
  • Enkel manøvrering mellom appens moduler
  • Bruk av symboler og tekst for å lette forståelsen
  • Styrende dokumentasjon vil si alt fra håndbøker til organisasjonskart som er viktige for de ansatte å ha tilgang til – skreddersydde versjoner av HSEQ kan settes opp med tilgang til kundens eget område i nettskyen
  • Innstillinger inneholder informasjon som bruker kun trenger å legge inn første gang appen brukes
  • Informasjonen fra innstillingene brukes i alle rapporter

Rapporter om avvik eller nestenulykker er enkle å fylle ut og sende. Blant tilgjengelige alternativer i denne modulen er forhåndsdefinerte felter, fritekst, GPS-funksjon, bildefunksjon og signaturfunksjon.

  • Leveres med seks forhåndsdefinerte rapporter innen kvalitet og HMS
  • Innovative knapper og enkelt brukergrensesnitt
  • Skreddersydde versjoner kan inneholde de hurtigrapporter man har bruk for, enten det er de samme seks eller andre, et mindre antall eller et større antall
  • Utforming av knapper og menyer (fargesammensetning) følger kundens grafiske profil i skreddersydde versjoner av appen
  • Stort pluss at produktet kan tilpasses organisasjonen for å gi brukerne et enda sterkere eierskap
  • Fokus på at det skal være enkelt og brukervennlig og at det skal gå raskt å rapportere
  • Alle skjemaer består av en kombinasjon av datofelt, nedtrekksmenyer, korte tekstfelt og lange tekstfelt
  • Mulig å legge ved opptil tre bilder for enda bedre dokumentasjon
  • Ingen bruk av faglig terminologi
  • Alle saker kan mellomlagres i appens interne arkiv for og ferdigstilles ved en senere anledning. Alle sendte rapporter havner I samme arkiv
  • Skreddersydde versjoner kan inneholde de felt og det innhold man har bruk for, enten det er de samme, et mindre antall eller et større antall
  • Farger vil også her følge de fargene som er kundens egne
  • Kundens logo er med på utskrift (pdf)
  • Lokal database (arkiv) i appen for full oversikt over alle sendte og ikke sendte hurtigrapporter
  • Logisk merking og rapportsammendrag ved første øyekast
  • Mulig å slette rapporter ved behov
  • Rapporter i arkiv kan hentes opp og sendes på nytt, enten i sin originale stand eller som endret

På et øyeblikk kan du omgjøre papirbaserte sjekklister til en digital versjon for praktisk og moderne dokumentasjon av både HMS og kvalitet. Brukerne får alltid tilgang til tilgjengelige maler, og alle nødvendige detaljer/prosedyrer som tilhører sjekklistene kan vises både på toppnivå (sjekklister) og detaljnivå (sjekkpunkt).

  • Et sett med pre-definerte sjekklister for diverse HMS- og KS-rapportering er allerede implementert
  • Ikke-sendte sjekklister som fremdeles skal arbeides med lagres automatisk i “Under arbeid” for enkelt å kunne fortsettes på
  • Alle ferdige og sendte sjekklister ligger kronologisk lagret under “Ferdigstilt”
  • Skreddersydde versjoner av HSEQ kan inneholde alle de sjekklister kunden i dag bruker i papirform
  • Via Melloras webtjeneste “HSEQ Editor” kan administrator hos kunder med egne versjoner av appen styre alle sjekklister og sjekkpunkt selv
  • Hvis kobling mot vår database “HSEQ Reports” vil alle ferdigstilte sjekklister kunne sendes til ett sentralt arkiv for enkelt å kunne dokumentere aktuelle inspeksjoner/kontroller og revisjoner
  • Et enkelt og oversiktlig oppsett på alle sjeklistene
  • Fast informasjon i toppseksjonen hentes automatisk fra appens innstillinger
  • Kontrollpunktene kan raskt fylles ut fra «hovedbildet» dersom kontrollpunktet enten er i orden eller ikke relevant
  • Svarene lagres etter hvert som man arbeider og kan avsluttes for å begynnes på igjen senere
  • Skreddersydde versjoner kan i tillegg til standard oppsett som vist i eksemplet også ha alle andre typer formater
  • Signering med fingeren er mulig i bunnen av sjekklisten
  • PDF genereres – kundelogo og vannmerke legges på hvis skreddersydd versjon
  • Kommentarer og bilde kan legges til på alle kontrollpunkt
  • Ved avvik/feil på et kontrollpunkt kan man velge å definere hovedårsak blant en rekke pre-definerte valg
  • Direkte fra sjekkpunktet kan man opprette en hurtigrapport
  • Navigering fram og tilbake mellom sjekkpunktene kan gjøres også fra dette bildet
  • Alle bilder som legges ved kan tegnes/markeres på. Dette gjelder også bilder i appens andre moduler
  • Oversiktlig og enkelt scrollbart oversiktbilde som viser status på inspeksjonen/kontrollen eller revisjonen
  • Alle svar på kontrollpunktene kan redigeres så mange ganger man måtte ønske
  • Sjekklister kan hentes opp fra appens arkiv for gjenbruk

En av de viktigste temaene innen HSEQ er å redusere risikoen til et minimumsnivå. Med modulen for dette kan du utføre sikker-jobb analyse og kvalitetsrisikoanalyse med noen få tastetrykk, kun ved å bruke sunn fornuft. Dokumenter hvem som deltar i risikoevalueringen og hva hovedoppgaven er, og utfør deretter en trinn-for-trinn risikoevaluering på alle nødvendige deloppgaver. Inkludert i modulen er en risikomatrise for ikke-utfordrende elementer.

  • Standard i appen er skjematikk fra vurdering av risiko knyttet opp mot en arbeidsoppgave (sikker-jobb analyse) eller en komplett prosess (f.eks. salgsprosess) i bedriften (kvalitetsrisikoanalyse)
  • Som eller i appen kan også arbeidet med disse settes på pause og fortsettes på senere ved å hente de påbegynte analysene ut fra appens lokale database
  • Følger systematikken;
  • Hva er oppgaven som skal gjøres?
  • Hva er deloppgavene som trengs å bli gjort fram til hovedoppgaven kan utføres?
  • Hva er farekilder og risiko i deloppgavene?
  • Hva må gjøres for å redusere risikoen?
  • Hva er restrisikoen etter gjennomførte tiltak?
  • Er den totale risikoen akseptabel slik at hovedoppgaven kan gjennomføres?
  • Hvilken lærdom har man fått av denne SJA’en slik at dette kan brukes som erfaringsoverføring?
  • Data i toppseksjonen hentes fra innstillinger eller skrives inn av bruker
  • Mulighet for å signere med fingeren rett i SJA’en
  • Det brukes enkel terminologi og korte setninger
  • Bruker kan enten trykke på definert risikovurdering direkte eller åpne opp den innebygde risikomatrisen for å vurdere derfra
  • Skreddersydde versjonen av appen kan ha den SJA-oppbygging som er vant med
  • Ved kobling mot HSEQ Reports vil alle SJA havne i ett sentralt arkiv, gjerne knyttet opp mot prosjektnummer eller prosjektnavn
  • PDF genereres – kundelogo og vannmerke legges på hvis skreddersydd versjon
  • Risikomatrisen er en enkel 3×3 basert på sannsynlighet og konsekvens som igjen gir en risikofarge (trafikklys; rød, gul, grønn)
  • I skreddersydde versjoner av HSEQ kan matrisen tilpasses kundens interne rutiner
  • Trykk på fargen flytter risikofargen ut i delstegsbildet
  • Systematikken følger anbefalingene gitt av bl.a. Arbeidstilsynet og Norsk Olje og Gass (tidligere OLF)
  • Norsok S12 er lagt til grunn for tankegangen i appens SJA-modul
  • «Kvalitetsrisikoanalyse» følger samme oppbygging og metodikk som SJA
  • Oppfyll kravene i byggherreforskriften på en enkel måte
  • Bruker velger det aktuelle prosjektet han/hun er på og sjekker inn og ut uten å matte tenke på HMS-kort eller kortleser
  • Full historikk over alle inn- og utsjekk
  • Dataene sendes umiddelbart til HSEQ Reports der det vises klart og tydelig hvem som er hvor til enhver tid
  • Søk, utskrift og eksport er standard funksjonalitet I databaseløsningen
  • Lav brukerterskel også her

Med timelistemodulen er det enklere enn noensinne å holde oversikt over tiden. Angi informasjon om tidsintervallet i timelisten, og legg til oppføringer for alle arbeidsoppgaver etter hvert. Definer type arbeid og hvorvidt det skal faktureres, og du har et dokument som gir deg alle detaljene du trenger både for lønnsutbetalinger og kundearbeid.

  • Kan brukes som lønns-eller fakturagrunnlag
  • Via appens innstillinger legger bruker inn fast informasjon, så som navn, ansattnummer, normal arbeidstid etc.
  • Faste data brukes i timelistene både til å tilkjennegi avsender samt for å utføre automatiske kalkulasjoner
  • Bruker kan opprette timelister som gjelder for en lengre arbeidsperioder (f.eks. en måned) eller for et spesielt arbeidsoppdrag eller prosjekt
  • Bruker kan ha så mange løpende timelister han/hun ønsker – appen viser hva man har under arbeid og hva som er sendt
  • Egne oversiktsbilder viser hvor mye man har jobbet av hva slags timetype
  • En timeliste som strekker seg over en periode (kan være en dag, en uke, et måned osv.) vil inneholde x-antall oppføringer
  • «Hovedbildet» viser alle oppføringene for enkel oversikt over alt arbeid som er tilhørende denne listen
  • Et oppsummeringsbilde viser fordeling av normal arbeidstid og overtid. Detaljerte beskrivelser er tilgjengelige med et tastetrykk
  • Elektronisk signering rett på timelisten
  • Hver enkelt oppføring henter data ut fra appens innstillinger slik at bruker skal måtte slippe å punche inn mer enn nødvendig av standardinformasjon
  • Ale felt kan dog overstyres
  • Forhåndsdefinerte arbeidstyper, inkludert prosjekt-/kundearbeid der man også kan definere om arbeidet skal faktureres, eventuelle materialkostnader som har løpt samt kjøring
  • Automatisk kalkulasjon ut fra klokkeslett og data fra innstillinger
  • Skreddersydde versjoner av appen kan inneholde de arbeidstyper i den detaljeringsgrad som er nødvendig
  • PDF genereres – kundelogo og vannmerke legges på hvis skreddersydd versjon
  • Skreddersydde versjoner av appen vil inneholde kundens logo for enkelt gjenkjenning
  • Ved knytning mot HSEQ Reports vil pdf fra appen kunne velges bort siden rapporten vil saksbehandles elektronisk – kan dog fremdeles være med hvis sending til eksterne parter
  • Unngå papirer
  • Ett sentralt arkiv
  • Saksbehandling på en enkel måte
  • Rettighetsstyrt
  • Automatisk mail-varsling/informasjon
  • Statistikk og trendutvikling
  • Brukervennlig og enkel å bruke
  • Web-basert og tilgjengelig fra overalt
  • Data lagres i Norge
  • Søk og finn, raskt og enkelt
  • Bryt søket ned til å vise kun det som trengs
  • Skriv ut rapporter rett fra database
  • Samme struktur og oppbygging som i appen
  • Opprette alle type rapporter etc. som i appen direkte i database også
  • Få fram grafter direkte i database
  • Prosentvis fordeling, antall, kostnadsgraf og trend
  • Sammenligne periode for periode for å se utvikling over tid for f.eks. én type hendelse eller én lokasjon
  • Lagre/kopier alle grafer som selvstendige bildefiler for bruk i eksterne rapporter
  • Få tilgang til alle prosedyrer, instrukser, håndbøker etc. direkte via databasen eller appen
  • Ett enkelt trykk på knappen for “Styrende dokumentasjon” åpner opp f.eks. en Google Disk eller Dropbox som dere selv kan styre innholdet I
  • Lett for brukerne å få den info som behøves og enkelt for HMS/KS-ansvarlige å bygge opp dokumentasjonen
  • Siste versjon alltid tilgjengelig
  • Slipper å forholde dere til ukjent programvare
  • Jobb I f.eks. Word, lagre til Google Disk/Dropbox og dokumentene er tilgjengelige umiddelbart
  • Last opp nye versjoner
  • Ha full versjonshistorikk (hvem har gjort hva og når)
  • Skjermbildet viser et eksempel på oppbygging av mappestruktur med prodedyrer etc.
  • Ett klikk fra database åpner opp dette bildet for bruker
  • Finner raskt fram til det man leter etter

Alltid siste versjon tilgjengelig

  • Skjermbildet viser et eksempel på oppbygging av mappestruktur med prosedyrer etc.
  • Ett klikk fra app åpner opp dette bildet for bruker
  • Finner raskt fram til det man leter etter
  • Alltid siste versjon tilgjengelig
  • Bytt mellom type visning

MENY